Дизайн конференций

Статья для журнала INSTALL PRO
Алексей Королев
ООО “Метафора”

На первый взгляд, для журнала INSTALL PRO, посвященного проектированию и инсталляции аудио-, видео- и кинопроекционных систем, статья о дизайне конференций может показаться не вполне актуальной. С другой – в дизайне и проведении конференции, да любого мероприятия – сосредоточены все те задачи, которые встают перед проектно-инсталляционной компанией. Только оказывается, что задач таких подчас возникает существенно больше, и решать их нужно быстрее, и реагировать на возникновение нештатных ситуаций нужно оперативней. Парадоксально, но и масштабность задач при организации разовой конференции, может оказаться больше, чем при инсталляции аудио- и видео систем на выбранной площадке. Разве только, определить понятие “дизайн конференции” нужно немного шире, чем работу художника-оформителя, отталкиваясь от английского значения слова “design” – замысел, проект.

Первая задача, с которой столкнется компанией, занимающейся организацией и поддержкой мероприятий после обращения к ней заказчика, заключается в выработке концепции и общего стиля мероприятия. Затем нужно правильно подобрать зал или площадку, соответствующую как концепции, так и формату мероприятия. Часто бывает, что заказчик второпях спешит забронировать зал (а основания к спешке есть, поскольку хороших залов в Москве, да и других городах, немного, бронируются они задолго), и тогда нужно правильно адаптировать дизайн конференции к уже имеющимся условиям.

Продюсер и дизайнер встречаются с клиентом и согласовывают с ним основные параметры заказа: тип и тема мероприятия (например, конференция по торговому и проектному финансированию), даты проведения, состав участников и целевая аудитория, численность, рабочие языки, формат мероприятия (пленарные и секционные заседания, панели докладчиков и аудитория, заседания круглого стола).

После первичных консультаций с заказчиком продюсер берет на себя свои организационные и контрольные функции, которые мы за нехваткой места оставим за рамками этой статьи, а дизайнер начинает свою часть работы:

Во-первых, исходя из формата, аудитории, тематики конференции он готовит несколько эскизов для заказчика, предлагает общий стиль и тональность мероприятия —

Рис. 1 первый эскиз	Рис. 2 вариант цветовой подачи
Рис. 3 вариант цветовой подачи	Рис. 4 оформление зала

 

После выбора заказчиком основного варианта начинается доработка концепции дизайна, которая, в зависимости от согласованного бюджета может быть более или менее развернутой. В нее включается разработка логотипа и цветов конференции, оформление зала, пакетов документации для участников (либо в бумажной форме, либо на электронных носителях), причем в любом случае полезно дополнить их открытием отдельной странице на веб-узле компании или открытие небольшого веб-узла, куда для участников будут закачиваться последние варианты материалов конференции, презентаций докладчиков, которые они не успели подготовить вовремя и т.д. Разрабатывается униформа (или просто отличительные знаки – будь то головные уборы или платки, или бэджи) для ассистентов на регистрации и в зале, сувениры для участников, общие требования к застройке стендов участников минивыставки и спонсоров. Уместно также согласовать со спонсорами сувенирную продукцию, которая раздается на их стендах или от их имени.

Эскиз баннеров и юбок на столы (вариант 1) Эскиз баннеров и юбок на столы (вариант 2) Эскиз баннеров и юбок на столы (вариант 3)

Оформление сцены по утвержденным эскизам

Очень полезно сразу и подробно продумать оформление залов, фойе с зоной регистрации участников и площадей для мини-выставки, причем на этом этапе к работе дизайнера подключается инженер, так как наступило время для детальной проработки вопроса о технических средствах проведения мероприятия.

 На этом этапе готовятся эскизы и верстаются баннеры широкоформатной печати с названием мероприятия, логотипами организаторов и спонсоров, виниловые или тканевые “юбки” на столы, указатели, таблички с именами докладчиков, документные папки участников. Залы могут оформляться флористическими композициями, сценическими конструкциями, в которые интегрируются световые приборы. Очень важно на этом этапе помочь видеооператорам и фотографам, освещающим ход конференции, получить “правильную” картинку, на которой будут видны эмблемы конференции, не будет контрастных теней, а температура цвета будет оптимальной.

В эти же сроки подбирается вспомогательный персонал – для работы на регистрации, в залах, на выставке.

Самым серьезным образом должен решаться и комплекс задач, который наверно особенно близок читателю Install Pro – техническое обеспечение конференции. Остановимся на нем подробнее.

Не все конференц-залы оснащены необходимыми техническими средствами. Не все имеющиеся в залах технические средства отвечают задачам конференции или разработанной концепции, хотя дизайнер, конечно, учтет их, если клиент сам выбрал площадку. Основные технические вопросы, которые необходимо решить при проведении любого мероприятия – это свет, звук, кино- или видео проекция, а в случае международных многоязычных мероприятий – синхронный перевод речи. Вот на этом этапе и становится понятно, что у инсталляционной компании и профессионального организатора задачи сходны, только при проведении разовой конференции на площадке решать их нужно оперативно и специальными средствами. Для проведения деловых мероприятий вся техника должна отвечать конкретной задаче, а универсальность будет не подспорьем, а помехой.

Рассмотрим конкретно:

Звук

Самое главное требование, предъявляемое к системам звукоусиления деловых мероприятий – разборчивость речи, равномерное распределение звукового давления в пределах всего помещения. Громкость не важна – лучшей системой будет та, которую участники не заметят вовсе. Просто докладчик выступает, и его везде слышно, речь звучит чисто и отчетливо. Кажущаяся простота такого эффекта на самом деле достигается совсем не просто.

Стандартные динамические вокальные или инструментальные микрофоны, так популярные на концертных площадках, для деловых мероприятий подходят плохо. Они рассчитаны на то, чтобы выдерживать большое звуковое давление, случайные падения на пол, подхватывать звук с разных сторон. Вокалисты и музыканты знают, как пользоваться микрофонами, понимают, что это им крайне важно. С участниками конференций все не так. Некоторые вообще не понимают, зачем нужно пользоваться микрофоном (“Товарищи, я без микрофона, у меня громкий голос”), забывают про него, увлекшись; ручным микрофоном с удовольствием жестикулируют или используют вместо указки. Впадая в иную крайность, могут настойчиво щелкать по микрофону пальцем, или, еще хуже, дуть, “проверяя работу”. Да и АЧХ таких микрофонов, их диаграмма направленности, совсем не годятся для точной передачи речи. Для работы на трибуне или столе президиума хорошо зарекомендовали себя чувствительные конденсаторные микрофоны на гусиной шее — и по эстетичному внешнему виду (не портят “картинку”) и по техническим параметрам микрофоны (Shure MX412/418, серия Discreet Acoustics от AKG). Встроенные басовые фильтры успешно отсекают 200 Гц помехи (топот ног, постукивание по столу, гул отдаленных голосов), узкие (от кардиоидных до гиперкардиоидных) диаграммы направленности не пропускают к акустическим системам шум. Прекрасно работают и “короткие пушки” AKG c747. Редко обходится конференция без радиомикрофонных систем с петличными, головными или ручными микрофонами. Популярны в силу своего удобства и управляемости конференц-системы “круглого стола”, но уж очень по-разному звучат их микрофоны даже одной серии, даже известных производителей. Увы, у многих производителей выигрыш в удобстве оборачивается проигрышем в качестве звучания.

Акустические системы, приспособленные для озвучивания концертов или кинофильмов, как правило, плохо приспособлены для адекватной передачи речи, а акустика центрального канала в многоканальных системах не всегда адекватно справляется с задачей равномерного распределения звукового давления. Звукоинженера прельстят большие диаметры НЧ динамиков, высокая акустическая мощность АС систем. Для озвучивания конференций это скорее минус, а не плюс. Нет нужды в использовании мощных низкочастотных динамиков, которые бы толкали большие массы воздуха и порождали акустические волны. Нужны специальные модульные системы, которые будут ориентированы в первую очередь на передачу среднечастотного – речевого – диапазона.

С учетом ограниченного пространства залов и использованием большого количества самых разных микрофонных систем, в том числе и петличных микрофонов, свободного передвижения непрофессионального оратора по залу или сцене, нередко возникают проблемы с обратной акустической связью. Автоматические системы ее подавления использовать не всегда желательно – они могут приводить к самым неожиданным эффектам в самое неудачное время, а допускать их на конференции никак нельзя. Так что главное здесь – мастерство звукоинженеров, а работать им приходится всегда в цейнтноте. Время на монтаж оборудования в ограничено двумя-тремя часами на зал накануне вечером, если только для большого форума не появляется возможность арендовать их дополнительно еще на один день, залов может быть много, отстраивать звук сложно, акустики много, разные ситуации нужно прогнозировать заранее. Не простой оказывается эта задача.

Видео

Видеосистемы на конференциях могут быть самыми разными. Во-первых, всегда высоки требования к световому потоку видеопроекционной техники (не менее 2500 ANSI lm при выводе изображения на экран от 2 х 2,44 м), поскольку приглушать свет в зале нежелательно, за исключением театрализованных вставок, которые изредка включают в состав конференций при презентации нового продукта. Во-вторых, даже на деловых мероприятиях очень часто демонстрируются видеофрагменты с самых разных носителей, что обусловливает высокие требования к контрастности изображения и скорости обработки сигнала. В-третьих, помимо традиционных мультимедийных проекторов с экранами прямой и обратной проекции все чаще используют светодиодные экраны, комбинированные плазменные панели, проекционные модули и т.д., которые требуют коммутации с системой звукоусиления, ЖК-мониторами для трибуны докладчика и стола президиума. Отходят в прошлое старые эпидиаскопы и слайд-проекторы. В большинстве случаев выполнение задачи осложняется дефицитом монтажного времени и пространства. Отсюда вывод – искать конструктивные решения, которые будут легко воспроизводиться на разных площадках. Отдельного упоминания заслуживает видеоконференцсвязь. С развитием телекоммуникационной инфраструктуры повышаются возможности поддержки потокового видео на высоких скоростях. Соответственно растет и качество изображения, которое до сих пор существенно ограничивало применение видеоконференцсвязи.

Свет

В последние годы заказчики все лучше понимают важность светового оформления конференций. В свою очередь, компании-организатору тоже нужно понимать, что деловое мероприятие – не концерт популярной музыки. В отличие от артистов, приглашенные на деловую конференцию докладчики и руководители компаний не желают мириться с софитами и пушками, направленными непосредственно на них. Поэтому с самого начала специалистам по свету нужно задумываться о комфорте докладчиков, искать компромисс. Эти усилия окупятся сторицей – поразительно, насколько правильное световое решение, цветовая гамма, может улучшить атмосферу конференции. Более яркие и динамичные решения уместны при торжественном открытии и закрытии. В последние годы все активнее применяются лазерные шоу.

Синхронный перевод речи

При проведении международных мероприятий с несколькими рабочими языками организация синхронного перевода речи является единственным решением. Последовательный перевод всегда нарушает нормальное течение заседаний, а при количестве рабочих языков более двух просто невозможен. Практически все профессиональные системы синхронного перевода, (а известных производителей, чьи пульты привычны переводчикам, фактически два – Brahler Konferenztechnik AG и Bosch Security Systems, приобретший этот бизнес у Philips Communications), используют для распределения сигнала инфракрасный тракт. Ну, разумеется, если такие системы не установлены в киноконцертных залах, где возможна проводная разводка. В связи с высокой стоимостью систем синхронного перевода некоторые компании пытаются адаптировать для решения этих задач радиопередатчики, портативные рации, экскурсионные системы, опять-таки основанные на радиочастотном сигнале. Результаты таких опытов неизменно печальны, как бы арендные компании не стремились доказать их “аналогичность” настоящим “инфракомам”. Самодельные радиосистемы не поддерживают многоканальный режим работы, не дают возможности корректно вести аудиозапись заседаний, крайне неудобны для переводчиков, не обеспечивают качество входного и исходящего аудиосигнала и, в конечном счете, подрывают успех всей конференции – весь смысл которой заключается в общении участников. Какое уж тут общение, когда никто никого толком не слышит и не понимает. Вопрос использования профессиональных систем синхронного перевода – больной, и заслуживает отдельной статьи. Вывод однозначен – нельзя экономить на гонорарах переводчиков, нельзя экономить на качественных системах синхронного перевода речи!

Дополнительные средства

При проведении конференций может использоваться огромное количество самых разных вспомогательных технических средств: световые суфлеры для докладчиков, беспроводные мыши для управления презентациями, продвинутые системы управления видео-, аудио- и световыми системами, вычислительная техника, локальные проводные и беспроводные сети, аудио- и видео- запись на аналоговые и цифровые носители, системы оповещения и многое другое.

Ну и, наконец, после определения всех ресурсов – технических, людских, материальных – утверждается бюджет, график подготовки, завоза и монтажа всех средств на площадку. Остальное – в руках профессионалов.

Итак, подведем итоги:

Деловое мероприятие – будь то конгресс, форум, конференция или семинар – кардинально отличается от концерта или корпоративной вечеринки. Во-первых, оно требует самого тщательного подхода к выработке программы и подбору докладчиков и участников. Во-вторых, традиционные для зрелищных мероприятий сценографические работы, которые и здесь выглядят по-другому, дополняются серьезными полиграфическими работами, организационными задачами. В-третьих, технические требования, предъявляемые к обеспечению деловых мероприятий, специфичны, широки, многообразны и сопряжены с постоянным цейтнотом. Иными словами, за считанные часы техническим специалистам компании-орагнизатора нужно завезти и смонтировать нестандартные аудио-, видео-, световые и переводческие системы на новой площадке, грамотно обслуживать их, а затем оперативно демонтировать и вывезти. В-четвертых, при решении всех этих нетривиальных задач необходимо иметь в виду, что пользоваться этими сложными системами будут люди неопытные, которые, к тому же, не вполне понимают их назначение. Однако даже самый неопытный человек почувствует целостность, стилистическое единство, организационную связанность и эстетику грамотно и правильно организованной конференции. Красота комплексного решения всегда окупается – не только финансово, но положительными эмоциями и ростом репутации.